Tytuł: Faktura bez VAT – sprawdź, kiedy i jak ją wystawiać bez błędów
Data publikacji: 21 maja 2025
Data ostatniej aktualizacji: 21 maja 2025
Autor: Michał Zawadzki
Wielu przedsiębiorców – zarówno początkujących, jak i prowadzących działalność od lat – zadaje sobie pytanie: czy muszę wystawiać faktury z VAT? Otóż nie zawsze. W polskim systemie prawnym istnieje możliwość korzystania z tzw. faktury bez VAT – legalnej i w pełni akceptowanej formy rozliczenia, która pozwala uprościć księgowość i ograniczyć obowiązki wobec fiskusa.
W tym artykule znajdziesz wszystkie niezbędne informacje na temat faktur bez VAT – kto może je wystawiać, jakie dane powinny zawierać, czym różnią się od standardowych faktur VAT oraz jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy.
O czym przeczytasz w artykule:
- Kto może wystawiać fakturę bez VAT
- Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT
- Czy faktura bez VAT zwalnia z obowiązku ewidencji
- Jakie błędy są najczęstsze i jak ich unikać
- Przykłady zastosowania faktury bez VAT
Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej…
Spis treści
- Kto może wystawiać fakturę bez VAT
- Rodzaje zwolnień z VAT
- Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT
- Faktura bez VAT a obowiązki ewidencyjne
- Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
- Faktura bez VAT – przykładowy wzór
- Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Kto może wystawiać fakturę bez VAT
Fakturę bez VAT mogą wystawiać przedsiębiorcy, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT. Najczęściej są to:
- osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
- firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT (przychody poniżej 200 tys. zł rocznie),
- przedsiębiorcy świadczący usługi lub sprzedający towary objęte zwolnieniem przedmiotowym (np. usługi edukacyjne, medyczne, finansowe).
Nie każdy jednak może skorzystać z tej formy. Istnieją wyjątki, np. handel elektroniką, wyroby jubilerskie czy usługi doradcze, gdzie obowiązuje bezwzględny obowiązek rejestracji jako podatnik VAT.
Rodzaje zwolnień z VAT
Zwolnienie z VAT może przybrać dwie formy:
- Zwolnienie podmiotowe – dla firm, których sprzedaż nie przekroczyła 200 tys. zł w ciągu roku.
- Zwolnienie przedmiotowe – na podstawie rodzaju działalności określonej w ustawie o VAT (np. usługi medyczne).
Wystawiając fakturę bez VAT, musisz wskazać podstawę prawną zwolnienia, np.:
- „Zwolnienie podmiotowe na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”
- „Zwolnienie przedmiotowe na podstawie art. 43 ust. 1 pkt…”
Jakie dane musi zawierać faktura bez VAT
Faktura bez VAT różni się od klasycznej faktury głównie brakiem stawki i kwoty VAT. Mimo to musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer faktury (ciągłość numeracji),
- imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy,
- adresy obu stron,
- NIP sprzedawcy (nie zawsze wymagany u nabywcy),
- nazwę towaru lub usługi,
- jednostkę miary i ilość,
- cenę jednostkową netto,
- wartość transakcji,
- podstawę zwolnienia z VAT.
Faktura bez VAT a obowiązki ewidencyjne
Choć przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie muszą składać deklaracji VAT-7 czy VAT-UE, nie oznacza to całkowitego braku obowiązków. Nadal są zobowiązani do:
- prowadzenia ewidencji przychodów (w przypadku ryczałtu),
- rozliczania dochodu (np. w formie podatku liniowego lub na zasadach ogólnych),
- wystawiania faktur i przechowywania ich przez 5 lat,
- zgłoszenia do CEIDG, czy korzystają ze zwolnienia z VAT.
Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktur bez VAT
Wielu początkujących przedsiębiorców popełnia błędy, które mogą prowadzić do nieprzyjemności przy kontroli skarbowej. Najczęstsze z nich to:
- brak podstawy prawnej zwolnienia z VAT,
- pomijanie danych nabywcy,
- błędna numeracja faktur,
- wystawianie faktur z VAT mimo zwolnienia.
Wskazówka: warto korzystać z programów do fakturowania, które mają opcję „faktura bez VAT”.
Faktura bez VAT – przykładowy wzór
Przykład faktury bez VAT:
yamlKopiujEdytujFaktura nr 5/05/2025
Data wystawienia: 20.05.2025
Sprzedawca: Jan Kowalski, ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa, NIP: 1234567890
Nabywca: Anna Nowak, ul. Klientowska 12, 00-002 Kraków
Nazwa usługi: Projektowanie logo
Ilość: 1
Cena jednostkowa: 800 zł
Wartość: 800 zł
Uwagi: Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT
Podsumowanie i praktyczne wskazówki
Faktura bez VAT to proste i legalne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy:
- nie przekroczyli limitu 200 tys. zł obrotu rocznego,
- świadczą usługi lub sprzedają towary zwolnione ustawowo z VAT,
- chcą uprościć księgowość i zmniejszyć liczbę obowiązków wobec urzędów.
Pamiętaj: nawet jeśli nie jesteś VAT-owcem, nadal musisz dbać o poprawność wystawianych faktur, numerację, podstawy prawne oraz archiwizację dokumentów.
Świadome wystawianie faktur bez VAT to nie tylko obowiązek, ale i sposób na budowanie profesjonalnego wizerunku firmy.
Dodaj komentarz