Zakup telefonu na firmę to jedna z najczęściej rozliczanych, ale też najczęściej kwestionowanych przez urząd skarbowy kategorii kosztów w jednoosobowej działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy często zakładają, że skoro telefon „służy do pracy”, automatycznie można wrzucić go w koszty. Rzeczywistość podatkowa jest jednak znacznie bardziej złożona.
W tym artykule wyjaśniamy kto, kiedy i na jakich zasadach może wziąć telefon na firmę w kosztach JDG, jak rozliczyć zakup, abonament lub leasing, a także jak uniknąć błędów, które mogą skutkować korektą podatku lub sporem z fiskusem.
W artykule przeczytasz m.in.:
- kiedy telefon spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu,
- jak rozliczyć telefon używany prywatnie i służbowo,
- czy drogi smartfon może trafić w koszty JDG,
- jakie dokumenty są kluczowe przy kontroli skarbowej.
Czytaj więcej…
O czym jest ten artykuł? – zakres tematyczny
- zasady zaliczania telefonu do kosztów JDG
- amortyzacja telefonu w działalności gospodarczej
- telefon na abonament, raty i leasing w kosztach
- użytek prywatny a koszty podatkowe
- VAT od telefonu i usług telekomunikacyjnych
Spis treści
- Kto może wziąć telefon na firmę w kosztach JDG
- Telefon jako koszt uzyskania przychodu – podstawy prawne
- Zakup telefonu a limit 10 000 zł – amortyzacja czy koszt jednorazowy
- Telefon używany prywatnie i służbowo – jak to rozliczyć
- Abonament, raty i leasing telefonu w JDG
- VAT od telefonu i usług telekomunikacyjnych
- Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- Podsumowanie – kiedy fiskus nie zakwestionuje telefonu
Kto może wziąć telefon na firmę w kosztach JDG
Telefon na firmę może rozliczyć każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, niezależnie od formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt – z pewnymi ograniczeniami).
Kluczowe znaczenie ma nie status przedsiębiorcy, lecz związek telefonu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Fiskus nie bada, czy telefon „jest potrzebny”, ale czy:
- realnie służy osiąganiu przychodu,
- zabezpiecza lub zachowuje źródło przychodu,
- jest racjonalny i gospodarczo uzasadniony.
Dziennikarz, konsultant, handlowiec, programista czy właściciel sklepu internetowego bez problemu wykaże zasadność telefonu. Trudniej będzie w działalnościach, gdzie kontakt telefoniczny nie jest kluczowy.
Telefon jako koszt uzyskania przychodu – podstawy prawne
Zgodnie z ustawą o PIT, kosztem uzyskania przychodu jest wydatek:
- poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,
- właściwie udokumentowany,
- niewyłączony z kosztów wprost w ustawie.
Telefon nie znajduje się na liście wydatków wyłączonych z kosztów, dlatego może być rozliczony, o ile spełnia kryterium celowości.
Urząd skarbowy analizuje:
- charakter działalności,
- częstotliwość kontaktów biznesowych,
- sposób użytkowania urządzenia,
- wartość telefonu w relacji do skali biznesu.
Zakup telefonu a limit 10 000 zł – amortyzacja czy koszt jednorazowy
Od 2024 roku obowiązuje podwyższony limit środków trwałych.
- Telefon do 10 000 zł netto – można zaliczyć jednorazowo w koszty.
- Telefon powyżej 10 000 zł netto – należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować.
Standardowa stawka amortyzacji telefonu wynosi 20% rocznie, co oznacza 5 lat amortyzacji, choć w praktyce przedsiębiorcy często korzystają z jednorazowego ujęcia tańszych modeli.
Drogi iPhone lub flagowy Samsung nie jest automatycznie wykluczony, ale fiskus może badać racjonalność zakupu.
Telefon używany prywatnie i służbowo – jak to rozliczyć
Najczęstsza sytuacja w JDG to użytek mieszany. Przepisy nie wymagają prowadzenia szczegółowej ewidencji rozmów, ale przedsiębiorca musi:
- określić proporcję użycia firmowego,
- stosować ją konsekwentnie,
- móc ją logicznie uzasadnić.
Najczęściej stosowane proporcje:
- 50% firmowo / 50% prywatnie,
- 70% firmowo / 30% prywatnie.
W praktyce oznacza to, że:
- tylko część wydatku trafia do kosztów,
- analogicznie rozliczany jest VAT.
Abonament, raty i leasing telefonu w JDG
Telefon na abonament lub raty:
- faktura musi być wystawiona na firmę,
- koszt rozliczany jest miesięcznie,
- proporcja firmowa obowiązuje tak samo jak przy zakupie.
Leasing telefonu:
- raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu,
- brak amortyzacji po stronie przedsiębiorcy,
- wykup może być firmowy lub prywatny.
Uwaga: numer telefonu nie musi być zarejestrowany wyłącznie na firmę, ale faktury już tak.
VAT od telefonu i usług telekomunikacyjnych
Odliczenie VAT zależy od sposobu użytkowania:
- 100% VAT – wyłącznie firmowe użytkowanie (trudne do udowodnienia),
- 50% VAT – użytek mieszany (najczęstsze rozwiązanie),
- 0% VAT – brak prawa do odliczenia (ryczałt lub użytek prywatny).
Organy podatkowe akceptują 50% odliczenie VAT bez dodatkowej dokumentacji, co czyni je najbezpieczniejszą opcją.
Najczęstsze błędy przedsiębiorców
- zakup telefonu „na paragon” bez NIP,
- wrzucanie 100% kosztu przy użytku prywatnym,
- brak spójności w rozliczeniach VAT i PIT,
- brak uzasadnienia przy drogim modelu,
- mieszanie faktur prywatnych i firmowych.
Każdy z tych błędów może skutkować korektą kosztów lub sankcją podatkową.
Podsumowanie – kiedy fiskus nie zakwestionuje telefonu
Telefon w kosztach JDG jest bezpieczny, jeśli:
- ma związek z działalnością,
- jest racjonalny cenowo,
- posiada fakturę na firmę,
- jest rozliczony proporcjonalnie,
- sposób rozliczenia jest konsekwentny.
Dla przedsiębiorcy telefon to dziś narzędzie pracy, ale dla fiskusa – potencjalny koszt prywatny. Właściwe podejście pozwala pogodzić jedno z drugim bez ryzyka podatkowego.
Dodaj komentarz