Tytuł: Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia – co musisz wiedzieć w 2025 roku? Przepisy, limity i praktyczne przykłady z życia
Autor: Anna Lisowska
Data publikacji: 14 października 2025
Ostatnia aktualizacja: 14 października 2025
Każdy pracownik wie, że jego pensja „na rękę” to nie to samo, co kwota brutto zapisana w umowie. Różnica wynika z obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia, które pracodawca musi odprowadzić zgodnie z przepisami prawa pracy i ustaw podatkowych. Z roku na rok zmieniają się nie tylko stawki i limity potrąceń, ale także zasady ich naliczania. W 2025 roku wchodzą w życie kolejne zmiany, które mogą mieć wpływ zarówno na pracowników, jak i pracodawców.
W tym artykule znajdziesz kompleksowe wyjaśnienie, czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia, jakie są ich rodzaje, kto i kiedy może dokonywać potrąceń oraz jak obliczyć ich maksymalny dopuszczalny poziom.
Dowiesz się m.in.:
- jakie potrącenia z wynagrodzenia są obowiązkowe według aktualnych przepisów,
- jakie limity i kwoty wolne od potrąceń obowiązują w 2025 roku,
- jak wygląda kolejność potrąceń,
- jakie prawa ma pracownik, a jakie obowiązki pracodawca,
- jak rozliczać potrącenia z tytułu zajęć komorniczych, alimentów i składek ZUS.
Czytaj dalej, aby poznać najnowsze regulacje i przykłady praktyczne.
Spis treści
- Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
- Podstawy prawne potrąceń – co mówi Kodeks pracy i inne ustawy?
- Rodzaje potrąceń – obowiązkowe i dobrowolne
- Limity potrąceń w 2025 roku
- Kwoty wolne od potrąceń – ile pieniędzy musi pozostać pracownikowi?
- Kolejność potrąceń – kto ma pierwszeństwo?
- Przykłady praktyczne potrąceń z wynagrodzenia
- Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
- Najczęstsze błędy przy potrąceniach i jak ich unikać
- Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Czym są obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia?
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to kwoty, które pracodawca musi odjąć z pensji pracownika przed jej wypłatą. Mają one charakter ustawowy – wynikają bezpośrednio z przepisów prawa i nie wymagają zgody pracownika. Ich celem jest zapewnienie finansowania świadczeń społecznych, podatków, a także realizacja zobowiązań publiczno-prawnych lub egzekucyjnych.
Najczęściej spotykane potrącenia obejmują:
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne,
- zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
- potrącenia komornicze i alimentacyjne,
- inne obowiązkowe należności wynikające z decyzji sądu lub organu administracyjnego.
Podstawy prawne potrąceń – co mówi Kodeks pracy i inne ustawy?
Podstawą prawną regulującą potrącenia jest Kodeks pracy, a dokładniej art. 87–91. Oprócz tego znaczenie mają również:
- ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych,
- ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
- Kodeks postępowania cywilnego (w zakresie egzekucji komorniczej).
W 2025 roku nie wprowadzono rewolucyjnych zmian w samym mechanizmie potrąceń, ale zaktualizowano kwoty wolne od potrąceń i limity wynagrodzeń minimalnych, które mają bezpośredni wpływ na wysokość możliwych potrąceń.
Rodzaje potrąceń – obowiązkowe i dobrowolne
Potrącenia dzielą się na dwie główne grupy:
1. Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia:
To te, które pracodawca ma obowiązek naliczyć niezależnie od woli pracownika. Obejmują:
- składki ZUS,
- składkę zdrowotną,
- zaliczkę na podatek dochodowy,
- potrącenia komornicze i alimentacyjne.
2. Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia:
Są możliwe tylko za pisemną zgodą pracownika. Należą do nich np.:
- składki na ubezpieczenia grupowe,
- raty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
- składki związkowe,
- inne świadczenia ustalone indywidualnie.
Limity potrąceń w 2025 roku
Wysokość potrąceń jest ograniczona, aby zapewnić pracownikowi środki do życia. W 2025 roku obowiązują następujące maksymalne limity potrąceń:
- do 60% wynagrodzenia netto – w przypadku egzekucji alimentów,
- do 50% wynagrodzenia netto – w przypadku innych należności (np. komorniczych),
- do 20% wynagrodzenia netto – w przypadku potrąceń dobrowolnych,
- do 75% wynagrodzenia – w razie potrąceń kilku tytułów łącznie, z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń.
Podstawą do obliczeń jest wynagrodzenie po odliczeniu składek i podatku, a nie kwota brutto.
Kwoty wolne od potrąceń – ile pieniędzy musi pozostać pracownikowi?
Zgodnie z przepisami, pracownik musi otrzymać co najmniej kwotę wolną od potrąceń, która odpowiada minimalnemu wynagrodzeniu za pracę po odliczeniu obowiązkowych składek i podatku.
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 4650 zł brutto, co daje ok. 3525 zł netto. To oznacza, że:
- przy potrąceniach niealimentacyjnych pracownik musi otrzymać co najmniej 3525 zł,
- przy potrąceniach alimentacyjnych – kwota wolna nie obowiązuje, ale obowiązuje limit 60% wynagrodzenia.
Kolejność potrąceń – kto ma pierwszeństwo?
Jeśli pracodawca otrzymuje kilka tytułów egzekucyjnych, musi zastosować ściśle określoną kolejność potrąceń:
- świadczenia alimentacyjne,
- należności z tytułu kar pieniężnych nałożonych przez pracodawcę,
- inne należności egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych,
- potrącenia dobrowolne.
Nieprzestrzeganie tej kolejności może skutkować odpowiedzialnością finansową pracodawcy.
Przykłady praktyczne potrąceń z wynagrodzenia
Przykład 1:
Pracownik zarabia 6000 zł brutto. Po odliczeniu składek i podatku jego wynagrodzenie netto wynosi 4500 zł. Komornik egzekwuje należność niealimentacyjną – maksymalne potrącenie wynosi 50%, czyli 2250 zł. Pracownik otrzyma 2250 zł na konto.
Przykład 2:
Przy zajęciu alimentacyjnym na kwotę 1200 zł miesięcznie, pracownik z tą samą pensją (4500 zł netto) ma potrącane 1200 zł, co nie przekracza 60% limitu, więc potrącenie jest zgodne z prawem.
Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
Pracodawca ma obowiązek:
- prawidłowo obliczyć wysokość potrąceń,
- przekazać potrącone środki właściwym instytucjom,
- przestrzegać limitów i kwot wolnych,
- prowadzić dokumentację potrąceń,
- informować pracownika o dokonanych potrąceniach.
Z kolei pracownik ma prawo:
- żądać wyjaśnienia sposobu naliczenia potrąceń,
- wnieść skargę do Państwowej Inspekcji Pracy,
- żądać zwrotu nienależnie potrąconych kwot.
Najczęstsze błędy przy potrąceniach i jak ich unikać
Do najczęstszych błędów należą:
- nieprawidłowe zastosowanie limitów,
- błędne obliczenie podstawy potrącenia,
- potrącenie bez zgody pracownika (w przypadku dobrowolnych potrąceń),
- nieuwzględnienie zmian w minimalnym wynagrodzeniu.
Aby ich uniknąć, warto korzystać z aktualnych kalkulatorów płacowych oraz konsultować przypadki sporne z działem kadr lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia to istotny element systemu płacowego w Polsce. Znajomość aktualnych przepisów pozwala uniknąć błędów, sporów z pracownikami i sankcji ze strony organów kontrolnych.
W 2025 roku kluczowe znaczenie mają nowe kwoty wolne od potrąceń oraz zasady ich obliczania w kontekście minimalnego wynagrodzenia. Każdy pracodawca powinien regularnie aktualizować wiedzę w tym zakresie i stosować jednolite procedury.
Dodaj komentarz